Datové schránky - principy, registrace, nastavení
Od roku 2023 má více než 2 miliony lidí a více než 200.000 právnických osob povinnost užívat datové schránky. Hodně se mluvilo a stále mluví o tom, jestli je to nutné a jestli je to vůbec přínosné. Často se nás klienti ptají, zda musí datové schránky používat, a zda jim s obsluhou datových schránek nemůžeme nějak asistovat.
Stát velmi rád mluví o digitalizaci a utrácel či utrácí desítky miliard korun za vývoj či aktualizaci různých systémů používaných státní správou, přičemž reálný výsledek ve smyslu zlepšení uživatelského komfortu občanů a firem je velmi diskutabilní. Pro nás jako poskytovatele účetních, daňových, mzdových a poradenských služeb jsou ale datové schránky velkou výhodou, kde se k jejich používání rozhodně hlásíme. Datové schránky považujeme za jednu z velmi mála skutečných výhod, které pro občany a právnické osoby stát připravil. Díky datovým schránkám nastal konec nekonečného čekání na úřadech.
V reálném životě mají povinné datové schránky spoustu výhod, které lidem i firmám ušetří spoustu času. Čas považujeme za komfort, kterého asi nikdo z nás nemá nadbytek, a proto možnost efektivně a rychle komunikovat se státní správou bereme za obrovské plus.
V článku se dozvíte o benefitech datových schránek. A zjistíte, že datovou schránku zvládne úplně každý.
Obsah článku
Kdo má povinnost používat datovou schránku Povinné datové schránky a fyzické osoby Výhody povinného užívání datových schránek
Datové schránky už pomáhají. Zájem o ně roste Jaký je postup při zřízení povinné datové schránky Jak si nastavit datovou schránku
Nastavení notifikací u datové schránky
Provoz datové schránky je bezplatný ve většině případů
Náročnost na obsluhu datové schránky
Povinné používání datové schránky
Jak využívá TrimmTax s.r.o. datové schránky pro klienty
Kdo má nově povinnost používat datovou schránku
Od roku 2023 jsou povinni používat datové schránky živnostníci, lékaři nebo například spolky a nadace. Datové schránky jsou zakládány všem právnickým osobám, které je zatím nepoužívají. Stát datovou schránku zřídí také živnostníkům a OSVČ. Celkem půjde přibližně o 2 miliony lidí a cca 200.000 právnických osob.
Povinné datové schránky a fyzické osoby
Původně se měla povinnost datových schránek vztahovat také na fyzické osoby, které poprvé použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace. To by znamenalo všechny osoby, které využijí například eObčanku nebo MojeID. Ministerstvo vnitra nakonec rozhodlo, že fyzického osoby z povinných datových schránek vyjmou, což je dle našeho názoru rozumné rozhodnutí..
Výhody povinného užívání datových schránek
Jak už jsme nakousli výše, o povinném užívání datových schránek se hodně mluví. Někteří totiž datové schránky považují za další výmysl státu, který lidem jenom přitíží. Jenže opak je pravdou.
Sami nejspíš dobře víte, jak obtížná je komunikace s úřady. A když se musíte na úřad vydat fyzicky, často ztratíte hodiny stáním ve frontě nebo vyřizováním papírů.
Povinné datové schránky navazují na digitalizaci státní správy, která je správnou cestou k zefektivnění fungování státu, zlevnění administrativní zátěže. A to nejen pro úředníky, ale hlavně pro podnikatele a občany.
Takže i když jste v rámci povinného zřízení datových schránek spíše na pochybách, zjistíte, že je datová schránka velmi užitečná. Například ušetříte za poštovné na úřední dopisy. Nebo nebudete na některé úřady muset chodit.
Před datovou schránku můžete například provést tyhle úkony. Nejde o vyčerpávající výčet, ale na ukázku výhod to bude dostačující. S datovou schránkou můžete:
Podat daňové přiznání online na pár kliknutí.
Sehnat si pohodlně výpis z rejstříku trestů.
Získat přehled o důchodovém pojištění.
Zjistit, jaký jste na tom s trestnými body.
Požádat o nový řidičský průkaz.
Dostat notifikaci o platnosti dokladů.
Snadno komunikovat se státní správou online i ze zahraničí.
Mít jasný důkaz, kdy byla zpráva doručena či odeslána.
Představte si, kolik věcí musíte za rok s úřady řešit. Když si to zhruba spočítáte, můžete klidně ušetřit i desítky hodin, které můžete věnovat jiným a užitečnějším činnostem.
Když výhody povinných datových schránek zobecníme, dostaneme z toho hlavní 4 benefity:
Povinné datové schránky ušetří čas.
Povinné datové schránky usnadňují výměnu informací.
Datové schránky šetří náklady spojené s papírovou komunikací.
Povinné datové schránky zvyšují šance na úspěšné doručení důležitých zpráv.
Datové schránky už pomáhají. Zájem o ně roste
To, že jsou povinné datové schránky praktickým krokem, dokazují také čísla. Za poslední tři roky stoupl zájem o jejich zřízení o 461 %. Od vzniku datových schránek bylo založeno přes 1,5 milionů datových schránek. To znamená, že právnické a fyzické osoby samy zjišťují, že datové schránky jsou skutečným přínosem.
Jaký je postup při zřízení povinné datové schránky
Povinné datové schránky zřizuje stát. Lidem přijde do vlastních rukou dopis, kde budou přístupové údaje do datové schránky a návod, co mají udělat a jaké jsou nejdůležitější kroky.
Jak si nastavit datovou schránku
Když obdržíte dopis s přístupovými údaji, přihlásíte se do portálu mojedatovaschranka.cz. Povinná datová schránka je zpřístupněna po prvním přihlášení nebo automaticky po uplynutí lhůty 15 dnů po zřízení v případě, že se do ní nepřihlásíte sami.
Odpovědná osoba (fyzická osoba, resp. fyzická osoba zastupující právnickou osobu jako např. jednatel, člen správní rady atd.) si datovou schránku aktivuje prostřednictvím obdrženého unikátního identifikátoru a hesla, kde po přihlášení si heslo změní.
Nastavení notifikací u datové schránky
Když se přihlásíte do povinné datové schránky, nejprve se vyplatí nastavit si notifikace. Získáte tak přehledné informace o tom, že Vám do datové schránky přišla důležitá zpráva.
Oznámení si můžete nechat posílat na e-mail nebo přes SMS. SMS notifikace jsou ale zpoplatněné na 3 Kč. Poslední možností je příjem oznámení přes mobilní aplikace Mobilní klíč, které je bezplatné jako v případě e-mailu. Vše nastavíte v sekci Nastavení/Notifikace.
Provoz datové schránky je bezplatný ve většině případů
Jakmile provedete základní nastavení povinné datové schránky, můžete přijímat a posílat datové zprávy. Provoz datové schránky je zdarma. To znamená, že ušetříte na poštovném.
Zpoplatněné jsou jedině odesílané poštovní datové zprávy, které se používají pro komunikaci s jinými občany, podnikatelem nebo firmou. A také ty, u kterých platí fikce doručení. V těchto případech stojí datová zpráva 10 Kč. To je ale stále zásadní rozdíl, pokud si částku porovnáte s klasickou poštovní zásilkou, která se postupně stále zdražuje.
Náročnost na obsluhu datové schránky
Dobře rozumíme tomu, že datové schránky evokují především u starší generace lidí negativní názory, ale naučili jsme datovou schránku používat i klienty ve věku 90 let, kteří nikdy nepoužívali email a kteří jí velmi chtěli používat. Nemějte proto obavu, že datovou schránku nezvládnete používat, nicméně určitě doporučujeme, aby Vám její používání někdo ukázal a vysvětlil.
Je nutné i pochopit, že odeslání zprávy datovou schránkou nahrazuje podepsaný papírový dopis, tj. odeslání zprávy představuje určitý právní krok, a že případné chybné odeslání zprávy (např. nesprávnému příjemci), resp. odeslání po určitém časovém termínu (lhůta), má konkrétní dopady. To je ale stejné jako v případě, kdybyste odpovídali pozdě prostřednictvím klasického dopisu.
Umíte-li obsluhovat email, nebo pokud umíte obsluhovat svoje online internetové bankovnictví, budete velmi rychle umět používat i svoji datovou schránku.
Povinné používání datové schránky
Dobrovolné či povinné založení datové schránky vede i jejímu povinnému používání. V praxi to znamená, že budete muset odesílat např. daňová přiznání datovou schránkou ve formátu, který státní správa vyžaduje.
Jelikož fandíme digitalizaci a automatizaci státní správy, máme za to, že bez povinnosti komunikovat datovou schránkou se státním úřady se bohužel neobejdeme. Ano, chápeme i hlasy, že stát opět něco přikazuje a že je ohrožována svoboda jednotlivce. Ano, slyšíme i hlasy, že datová schránka je k ničemu. Ano, chápeme i to, že pro lidi, kteří nepoužívají počítač či nemají přístup k internetu, bude datová schránka problém. Nicméně každá novinka má své dlouhodobé odpůrce i příjemce a máme za to, že nejvíce negativně o datové schránce mluví ti, kteří jí nikdy nepoužívali a neviděli v akci.
Naši klienti velmi oceňují, že nemusí s celou řadou záležitostí chodit osobně na úřady a že si vše pošlou datovou schránkou. Jednoznačně doporučujeme, abyste se datovou schránku naučili používat, a sami uvidíte, kolik času Vám její používání ušetří.
Jak využívá TrimmTax s.r.o. datové schránky pro klienty
Klientům nabízíme kompletní administrativní správu datové schránky.
Klientské datové schránky používáme především pro odesílání různých klientských daňových a mzdových hlášení, resp. pro související komunikaci s různými státními úřady.
Naši klienti nemusí své datové schránky osobně vůbec spravovat, protože tak činíme ve většině případů my jako tzv. pověřená osoba.
Klient nám velmi snadno přímo v online prostředí své datové schránky založí přístup, který poslouží k jednoznačné identifikaci, kdo zprávu z datové schránky klienta skutečně odeslal.
S každým klientem se individuálně domluvíme, jaké zprávy můžeme přečíst, tj. detailně se seznámit s obsahem zprávy (ve většině případů se jedná o zprávy od Finančního úřadu, zdravotních pojišťoven apod.).
Všechny datové schránky kontrolujeme několikrát denně.
O všech příchozích zprávách klienta informujeme včetně komentáře, co doručená zpráva vlastně znamená, a jak by měl klient reagovat.
Před odesláním zprávy je klient notifikován, zda zprávu můžeme odeslat. Teprve po obdržení souhlasu zprávu odešleme.
Všechny doručenky i doručené i odeslané zprávy dlouhodobě archivujeme a předáme klientovi v strukturované podobě ke dni ukončení spolupráce.
Zajímá vás víc? Nebo potřebujete jinak poradit? Pište na hello@trimmtax.com, nebo zavolejte na +420 737 246 697, nebo nám napište na chatu na naší stránce.
Děkujeme za přečtení.
Váš tým trimmtax.
